Problemanalyse

Das Ziel dieser Phase ist es festzulegen, welche Aufgaben computergestützt gelöst werden sollen. Die notwendigen Maßnahmen hängen stark vom konkreten Anwendungsfall ab. Es folgen daher nur einige allgemein gültige Richtlinien zur Systematisierung dieser Phase.

Liegt keine klare Aufgabenstellung vor, muss eine Istzustandsanalyse das derzeit aktuelle (Organisations-) System, die betroffenen Betriebsabläufe und die Benutzerwüsche erfassen. Wichtig ist es, die eigentlichen Kunden, nämlich die zukünftigen Benutzer kennenzulernen. Ihre Bedürfnisse unterscheiden sich häufig von denen des Auftraggebers. Es empfiehlt sich, bei einer Istzustandsanalyse schrittweise vorzugehen:

1. Ziele der Systemabgrenzung sind:
1. festzulegen welche Aufgaben vom System zu bearbeiten sind und welche nicht,
2. alle für das Produkt relevanten Umgebungsbedingungen festzustellen.
2. Ziele der Systemerhebung ist es, Aufgabenbereich, Informationsfluss und Schwachstellen des jetzigen Systems zu verstehen, um Anforderungen an das Sollsystem einordnen zu können, aber auch, um die "wahren" Anforderungen der zukünftigen Benutzer zu erkennen.

Schwerpunkte der Systemerhebung

Analyseobjekt	Inhalt	Darstellungsmittel
Struktur	organisatorische Gliederung Anzahl und Qualifikation der Systembenutzer Verbindung zu anderen Systemen/Unternehmensbereichen	Organigramme Prozessablaufdiagramme Hierarchiediagramme
Aufgabe	Was wird gemacht? Wer oder was führt Operationen aus? Wann und wie oft? Zu welchem Zweck? Für jede Operation: benutzte und produzierte Daten und Information, Ablauf der Operation Entscheidungsregeln? Ist die Operation automatisierbar?	Ablaufpläne Prosa
Kommunikation	Form (Protokolle, telefonisch, schriftlich, mündlich) Art (synchron, asynchron, Gespräch,Konferenz, Archiveinsicht ..) Häufigkeit	Kommunikationsmatrix
Dokument	Liste aller Dokumente/Protokolle, die von den Operationen verwendet oder erstellt werden: zu jedem Dokument: Bezeichnung, Inhalt, Zweck, Aufbau, Verteiler Archivierung	Verwendungsmatrix
Daten	Datenvolumen, Wertebereiche, Datenträger, Ordnungsstrukturen, Nummernsysteme, Sortierkriterien, Häufigkeit der Verarbeitung/Veränderung, Art und Erfordernisse der Datensicherung, Wachstum des Datenvolumens, Abhängigkeiten zwischen Daten	Prosa
Ablauf	Reihenfolge der Operationen, Datenfluss zwischen Operationen	Ablaufpläne Datenflusspläne
Schwachstellen	Zusammenfassung der vorhergehenden Analyseschritte: Mängel, Unvollständigkeiten, Redundanzen des Systems	Prosa

3. Ziel der Systembeschreibung ist es, die bei der Systemerhebung ermittelten Ergebnisse so zu ordnen und zu strukturieren, dass das System geschlossen und vollständig dargestellt wird.

Techniken und Hilfsmittel

Bis heute gibt es für diese Phase keine Techniken mit Methodencharakter, die allgemein einsetzbar sind. Der Einsatz der folgenden Techniken ist daher nur sinnvoll, wenn man Art, Größe und Zielsetzung des Projektes in Betracht zieht.

Fragebogentechnik

Detaillierte Fragen werden an alle Mitarbeiter des Anwendungsbereiches gerichtet. Sinnvolle und vollständige Fragebögen kann der Analytiker aber nur dann entwerfen, wenn er das Anwendungsgebiet recht genau kennt.

Einzel- und Gruppeninterviews

Berichtsmethode

Die Sachbearbeiter liefern schriftliche Berichte über ihren Aufgabenbereich und alle damit zusammenhängenden Fakten. Von Vorteil ist die konsequente und präzise Mitarbeit der Sachbearbeiter, als Nachteil kann es sich erweisen, dass die Arbeitsbereiche zu wichtig und zu kompliziert, also verzerrt dargestellt werden.

Mitarbeit des Analytikers

Dies verbietet sich in vielen Fällen wegen des erheblichen Aufwandes.

Strukturierte Analyse (SA) Methode

Als Stellvertreter für eine Reihe von weiteren Hilfsmitteln für die Analysephase wird hier die SA-Methode (Structured Analysis) nach DeMarco skizziert. Das untersuchte System wird beschrieben mit

• DatenFlussDiagrammen (DFD), Die  DFDs sind in einem Verfeinerungsbaum angeordnet: die Wurzel in dieser Verfeinerungsbaum wird Kontextdiagramm genannt und ist i.a. das einzige DFD, in dem externe Systeme erscheinen. Jeder Prozess eines DFD wird entweder grafisch durch ein weiteres, verfeinerndes DFD oder aber textuell durch eine Prozessspezifikation (PSPEC) beschrieben.
• PSPECS sind die Blätter im Verfeinerungsbaum der Datenflussdiagramme. Der Text einer PSPEC ist meist in strukturierter Sprache verfasst, einer Art PseudoCode, der dem Anwender des Modells verständlich und vertraut sein soll. Weitere Festlegungen zur verwendeten Sprachen sind projekt- oder werkzeugspezifisch.
• einem zentralen Datenkatalog, in dem alle verwendeten Datenfluss- und Speichernamen, meist alphabetisch geordnet, in ihrer Zusammensetzung definiert und weiter erläutert sind.

Eine Modellierung eines Systems ist erst vollständig, wenn zu allen Blättern des Verfeinerungsbaums PSPECS vorliegen und jeder Datenflussname und Speichername im Datenkatalog ausreichend beschrieben ist.

In DFDs sind folgende Symbole verwendbar:

Jedes Symbol wird beschriftet, Datenflüsse und Speicher werden im Datenkatalog beschrieben. Für Datenkatalogeinträge wird folgende Notation verwendet:

Essentielle Zerlegung

Die Methode der essentiellen Zerlegung hat als Ausgangspunkt die Ereignistabelle, in der die für die Systemmodellierung wesentlichen Geschäftsvorfälle aufgezählt werden. Sie hat die folgende Form:

Die essentiellen Prozesse sind weitgehend unabhängig voneinader. Sie sind höchstens durch essentielle Speicher gekoppelt. Sie werden zumeist durch sogenannte Verwaltungsaktivitäten gefüllt. Diese gehören zu Geschäftsvorfällen, die keine außen sichtbare Reaktion zeigen, sondern dazu dienen, die von anderen essentiellen Prozessen geforderten Reaktionen vorzubereiten.

Erst unterhalb der essentiellen Ebene, d.h. in der Beschreibung eines essentiellen Prozesses werden Ablaufketten von Prozessen zur Modellierung verwendet.